اصول نامه نگاری ، نامه نگاری انگلیسی

متن نامه انگلیسی

متن نامه انگلیسی یک خط پایین تر از عبارت احترام آمیز اول نامه شروع  شده و عبارت احترام آمیز پایان نامه یک خط پایین تر و زیر متن نامه نوشته می شود.

معمولا متن نامه انگلیسی از یک پاراگراف انگلیسی مقدماتی (پاراگراف انگلیسی  افتتاحی)، یک یا چند پاراگراف انگلیسی مرتبط با موضوع نامه و یک پاراگراف بنام پاراگراف اختتامی تشکیل می شود.

در پاراگراف مقدماتی، علت نوشتن نامه، تشکر از نامه ارسالی، اشاره به مکاتبات قبلی، چگونگی آشنا شدن با گیرنده نامه و مواردی از این قبیل پرداخته می شود.

در پاراگراف دوم نیازها، پرسش ها و منظور مان را می نویسیم.  دو پاراگراف را با یک سطر فاصله از یکدیگر جدا می کنیم.

اگر چند موضوع مختلف مورد نظر مان است هر موردرا جداگانه در یک پاراگراف می آوریم.

اگر مطالب در یک صفحه جا نشد هرگز از پشت کاغذ استفاده نکنید و ادامه نامه انگلیسی را بر روی برگه جدید بنویسید.

در صفحات دوم و بعد از آن فقط نوشتن نام شخص، موسسه و تاریخ کافی است و صفحات بغیر از صفحه اول باید شماره داشته باشد.

انتهای صفحه باید نشان داد نامه انگلیسی  تمام نشده و ادامه دارد. مثلا خط آخر صفحه اول سمت راست می توان نوشت: …/۲

پاراگراف آخر نامه مخصوص تعارف است.

اصول نامه نگاری ، نامه نگاری انگلیسی

عبارات احترام آمیز پایان نامه

عبارت احترام آمیز پایان نامه پس از پاراگراف آخر و با یک سطر فاصله نوشته می شود.

چنانچه عبارات احترام آمیز ابتدای نامه Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mesdames باشد عبارت احترام آمیز پایانی Yours faithfully است و اگر نامه برای شرکت آمریکایی نوشته می شود باید در پایان از عبارت Respectfully yours  یا Yours truly استفاده کرد.

اگر نامه با نام شخص شروع شده باشد  Yours sincerely( انگلیسی) یا  Sincerely yours( آمریکایی) خواهد بود.

امضا

پس از عبارت احترام آمیز پایان نامه معمولا چهار سطر فاصله برای امضا گذاشته می شود و زیر امضا نام شخص امضا کننده نوشته می شود. در خط بعد زیر نام تایپ شده شخص امضا کننده عنوان شخص نوشته می شود.

پس از امضا به انگلیسی هیچ علامتی گذاشته نمی شود.

نام خانوادگی شخص امضا کننده کامل نوشته می شود ولی می توان فقط حرف اول نام کوچک را نوشت. اگر نام شخص بیشتر از یک کلمه باشد نحوه نوشتن آن در انگلیسی و آمریکایی تفاوت دارد.

در نامه های حقوقی بجای نام شخص امضا کننده نام شرکت حقوقی نوشته می شود و امضای نامه همان نام شرکت است که با دست نوشته می شود.

چنانچه شخصی از طرف فرد دیگر نامه را امضا می کند باید جلوی نامی که تایپ شده ( نام امضا کننده) باید کلمه for یا per pro یا مخفف آن p.p. را بنویسد.

بهتر است نامه های بسیار مهم توسط خود مدیر یا نویسنده نامه امضا شود.

مشخص کننده نام دیکته کننده و تایپیست

برخی از شرکت های خارجی دو سطر پایین تر از امضا و در انتهای سمت چپ نامه ، نام دیکته کننده و تایپیست را مشخص می کنند. این سطر از نامه معمولا دو قسمت دارد.

حروف EL:AL نشان می دهد نامه توسط شخصی دیکته شده که حرف اول نام و نام خانوادگی او EL است و توسط تایپیستی که حرف اول نام و نام خانوادگی او AL است تایپ شده است.

پیوست نامه

اگر لازم است تا مدارکی ضمیمه نامه شوند باید در خود نامه به وجود آنها اشاره کرد. برای مشخص کردن وجود این ضمیمه می توان پایین تر از امضا عبارت Encl., Enc. یا Enclosure را نوشت.