مهارت نوشتن

راهنمای نگارش یک نامه ی حرفه ای

امروزه با پیشرفت ارتباطات از طریق اینترنت، استفاده از ایمیل ها نسبت به نامه های قدیمی بسیار رایج تر و کاربردی تر شده است . اما باید دقت کنید که ایمیل ها به نسبت نامه ها غیررسمی تر نباشند، بخصوص در دنیای کسب و کار نمی توانیداجازه دهید زبان مورد استفاده شما غیررسمی شود. ممکن است ایمیل ها راه سریع تر و مناسب تری برای مکاتبات به نظر برسند، ولی طرف تجاری شما از کنار مکاتبه بیش از حد غیر رسمی شما بسادگی عبور نخواهد کرد. البته جای ترس وجود ندارد! نکات زیر را که در بر گیرنده چند اصل کلی می باشند، بخوانید تا به اندازه کافی جنبه های حرفه ای به ایمیل هایتان اضافه شود.

✴️ نامه خود را با الفاظ احترامی greeting آغاز کنید ✴️

این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار است. عبارت هایی مانند “Dear Lilian” می تواند آغازگر مناسبی برای نامه باشد. بسته به میزان آشنایی نگارنده نامه با مخاطب، نگارنده نامه می تواند از نام خانوادگی مخاطب به جای نام شخص استفاده کند، مانند “Dear Mrs. Price”. اگر رابطه شخصی دوستانه تر باشد، می نوان فقط گفت “Hi, Kelly”. اگر نامه شما خطاب به یک شرکت است می توانید بنویسید ” To Whom it May Concern”.

✴️ از دریافت کننده تشکر کنید ✴️

اگر شما در پاسخ به تقاضای یک مشتری نامه می نویسید، نامه خود را با تشکر آغاز کنید. به عنوان مثال اگر شخصی سؤالی از شرکت شما داشته باشد، می توانید بنویسید:

.Thank you for contacting ABC company

اگر شخصی به یکی از ایمیل های شما پاسخ داده است، حتما” جمله ای مانند:

.Thank you for your prompt reply

یا

.Thanks for getting back to me

اگر راهی برای تشکر از نویسنده و نگارنده نامه پیدا کردید، حتما” این کار را بکنید. این کار به مخاطب حس آرامش می دهد و می تواند نشان دهنده ادب شما باشد.

✴️ هدف خود را از نگارش نامه مشخص کنید

اگر در حال نوشتن اولین نامه هستید، شاید نوشتن یک خط تشکر غیر ممکن باشد. در عوض سعی کنید با بیان هدف از نگارش نامه کار خود را شروع کنید. به عنوان مثال:

I am writing to enquire about

یا

I am writing in reference to

خیلی مهم است که از همان ابتدا هدف خود را مشخص کنید و سپس متن اصلی خود را آغاز کنید.

به دستور زبان، املا، نقطه گذاری جملات خود توجه کنید و از جملات بلند پرهیز کنید. سعی کنید از جملات ساده و مشخص استفاده کنید.

✴️ اتمام نامه

پیش از اتمام نامه، یک بار دیگر از مخاطب خود تشکر کنید و از الفاظ مؤدبانه استفاده کنید. می توانید از جملاتی مانند:

.Thank you for your patience and cooperation

یا

.Thank you for your consideration

بهره ببرید و در ادامه بنویسید:

.If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
و
.I look forward to hearing from you

✴️ بخش پایانی نامه

در آخرین بخش باید از کلمات و عبارات مناسب برای خاتمه نامه خود استفاده کنید. عبارت هایی مانند Best regards, Sincerely, Thank you همگی گزینه های مناسب برای حالت های رسمی هستند. بهتر است سعی شود تا از عبارت هایی مانند Best wishes و Cheers برای ایمیل های دوستانه تر و شخصی تر استفاده شود.
در نهایت پیش از ارسال، ایمیل را چک کنید و مطمئن شوید که اشکال تایپی و گرامری نداشته باشید


مطلب پیشنهادی : کاربرد فعل Get در گرامر زبان انگلیسی

دیدگاه ها